Офис-менеджер

Фото: Михаил ФРОЛОВ

Офис-менеджер должен держать в порядке все документы организации, оформлять надлежащим образом приказы руководства и доводить их до исполнителей.

В его обязанности также входит первичный прием посетителей: офис-менеджер беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их. Если же необходима личная встреча с начальством, записывает на прием.

Офис-менеджер работает с корреспонденцией, принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п. При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам. Конспектирует, протоколирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Хороший офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Для него важны организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая память, способность к концентрации и распределению внимания, грамотная устная и письменная речь.

Работодатели чаще всего отдают предпочтение соискателям с высшим образованием, хотя жестких требований к образованию в этой профессии нет. Приобрести все необходимые навыки можно и на специальных курсах.

Важно научиться пользоваться компьютером, факсом. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых ведет деятельность организация.